减少30%的会议时间
（配图摄影 by 彭莫山)
很多在职场的朋友每天的时间被会议占满，越是资深职场人士越容易出现这样的情况。从某种程度上，这一现象无可厚非，因为会议时长与你的责任密切相关。当你对更大范围、更多人承担责任时，开会协调的确会成为主要的工作。但我们依然要在被会议占据的日程表上为自己找出更多的「自由时间」—— 因为真正的思考发生在「自由时间」。
如果一个人习惯忙碌，他会逐渐喜欢上忙碌、陷于忙碌，并且不知不觉地传染忙碌 —— 我称之为「沉迷于忙碌不可自拔」。而缺少深度思考与沉迷于忙碌，这两件事之间关联度极高，甚至互相促进，互为因果，迭代加强。
我昨天旁听了一个朋友的会议，听完这个会议之后。我第一反应是这个会不该开这么久，其实本来就是5分钟面对面沟通可以解决的问题，结果线上会议开了将近40分钟。在这个会上，朋友承担了他本不该承担的责任，换言之，这是多余的工作，多做无益。我们很多时间不是浪费在How上，而是浪费在Why上。即不是该如何开这场会，而是到底该不该开这场会。
其实这样的现象大量存在。我们最近把团队所有成员召集到一起，坐在同一片区域。我发现交流的效率大大提升。午饭后或者晚饭后，同事经常问我：「辉哥你有没有3分钟，确认个事情」。我说没问题，结果往往1-3分钟，就能完成确认。而我回想了一下，在我们没有坐到一起的时候，这样的场景往往要「约一场会」，30分钟起。而且一般只能找到第二天的时间，还需要预订会议室。3分钟和30分钟，当天解决和隔天解决，效率差了10倍以上。这也从侧面印证了贝索斯的「两张披萨饼」原则，他认为一个团队的规模最好控制在两张披萨饼能吃饱的人数内。
只要我们稍加关注就会发现，其实很多会议是完全没有必要开的。如果我们刨根问底，对日程上的每个会议都扪心自问：这个会是否有价值，我到底是否该参加（召开），我估计我们可以砍掉至少30%的会议。
除了这些没有必要开的会，还有大量必须开的会议。对于必须要开的会议，优化的机会在于：完全可以更高效率地开会。
还是回到具体场景中去。大家一般在开会的时候会带电脑。即使不带电脑，也会不断地打开手机，处理其他事情。所以，虽然一屋子人在开会，但是有很多人在「多任务、多线程」工作。这会带来两个问题，第一会议本身开得效率不高，大家在同步信息，讨论问题时，总有人「没听到」，让他表态时，他会楞在那里。勉强发言，也文不对题，发言质量很差。另外，他自己在同步处理的事情，也未必能有高质量的交付，原因还是在于「不专心」。
我们做过一些改进尝试，比如团队的月度OKR review会议，以前是3小时，但是效率不高。所以我在上次会后做出一个决定，时间压缩到2小时，但是所有人（除了投屏的同事），都不许带电脑。另外，所有人来开会的时候，手机必须放在统一的盒子里，我们称之为「停机坪」。
昨天一次讨论会，大家开始也是在各忙各的事情，包括我在内。会议主持人说：请所有人关上电脑，放下手机，我们提前30分钟结束。于是大家进入了热烈讨论的状态，很快共识出这个项目的OKR，会议高效结束。
除了让大家专心开会、避免多任务处理之外，严控会议流程的效果也很明显。
上周一次重要的决策评审会，从原先的3小时压缩到2小时，总共完成了6项评审。为了压缩会议，我严控了会场的发言规则，把一些随机的发问都制止掉，让大家按照会议顺序接续发言。最后会议质量很高，大家反馈不错，自己内心的满意度也很高。
从上面三个案例看，对那些必须开的会议，我们有很多机会可以优化。接下来我打算对我过去一周开的会做一个复盘，评估每场会议节省30%时间的可能。这项工作虽然还未完全开展，但是从上述三个案例来看，有很大的机会达成甚至超过「节省30%时间」的目标。
其实从对自己、对团队、对公司负责的态度，努力控制会议上的时间花费，都应该成为一个合格管理者的自觉行为。时间和金钱一样，是宝贵的资源。而时间因为其不可再生性，相对更宝贵一些。如果我们从资源的稀缺性角度出发，努力为自己、为团队、为公司省下更多的时间，我们的效率会更高、大家能有多时间学习思考，我们便有机会获得更高的工作质量和更好的工作氛围。
只要有上面的意识，行动原则就变得极为简单。对于日程表上的每个会议，我们可以做如下审视：
如果你是会议的参加者：
1、拒绝一些不该做的事情，拒绝一些不该参加的会议
2、该参加的会议全力以赴开好，避免多任务多线程
如果你是会议的组织者：
1、砍掉不该开的会议
2、减少每个会议30%的既定时间，严控会议流程与质量
以上行动叠加，大家每天能省出原定会议时间的30%以上。如果原来每天开会时间是4小时，那么就可以节省72分钟，一小时以上。如果开会时间是8小时，就可以节省144分钟，2小时以上。把这些省出的时间留给自己思考、健身和学习，留给家人做更多陪伴，岂不是更好？
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今天分享的语音是「自由时间」。
我们要在被会议占据的日程表上为自己找出更多的「自由时间」—— 因为真正的思考发生在「自由时间」。
其实我一直提倡大家要努力为自己创造「自由时间」，哪怕每天只有半小时，只有一刻钟也好。在自由时间，最好去做少量但关键的思考，去做自己认为最重要、最热爱的事情——冥想，写作，跑步等等。不要小看这些自由时间，这会让自己对自己的生活有所掌控感，是对自己的关键「心理支撑」。
如果生活全部都被工作以及琐事占据，对自己的生活逐渐失去掌控感，是一件可怕的事情。如果整日被生活裹挟，看不到人生的意义和方向，一定不要错过今天分享的这篇语音「自由时间」。
收听方法：扫描下方二维码。
（辉友听完语音的反馈）
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